Sabtu, 27 Agustus 2011

Peranan Bidang Kearsipan Dalam Penyelenggaraan Administrasi Publik


Selama ini, pelayanan administrasi menjadi lahan pekerjaan yang kurang diminati. Hal ini seperti yang terjadi pada bidang kearsipan dimana kearsipan kurang mendapat perhatian. Padahal, kearsipan mempunyai peran sangat penting dalam usaha melayani masyarakat. Terselenggaranya good governance merupakan prasyarat bagi setiap pemerintahan untuk mewujudkan aspirasi masyarakat  dalam mencapai tujuan serta cita-cita bangsa. Oleh itulah diperlukan pengembangan dan penerapan sistem pertanggungjawaban yang tepat, jelas, terukur dan terarah sehingga penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dapat berlangsung dan berdaya guna, bersih dari korupsi, kolusi dan nepotisme serta tersaji dalam bentuk memory kolektif dari proses penyelenggaraannya melalui pemeliharaan arsip atau dokumen.
Perkembangan tekhnologi informasi berdampak sinergis terhadap sistem kerja administrasi, dalam hal ini penciptaan surat dan dokumen. Tekhnologi informasi mempermudah penciptaan sebuah dokumen.  Implikasinya akan berakibat pada perubahan manajemen yang berorientasi  dan berbasis tekhnologi informasi dengan sistem penataan dan penyelenggaraan yang baik. Informasi arsip perlu pengelolaan khusus agar arsip-arsip yang tercipta sebagai pertanggungjawaban nasional dapat terselamatkan. Pelayanan informasi arsip harus dapat memberi dampak positif bagi keterbukaan informasi pada pelayanan publik seiring dengan penegakan hukum dalam rangka menciptakan aparatur yang bersih dan berwibawa.
Undang-undang kearsipan No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyebutkan bahwa dalam penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan arsip yang outentik dan terpercaya. Artinya, penyelenggaraan yang komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Arsip merupakan salah satu produk akhir dari proses kegiatan administrasi yang berbentuk rekaman outentik tekstual, visual , audiovisual dan kartografi, sehingga arsip dapat dijadikan suatu aset informasi outentik yang merekam perjalanan pembangunan suatu bangsa yang di dalamnya memiliki nilai guna sejarah, nilai guna hukum, nilai guna ilmu pengetahuan dan tekhnologi, nilai guna administrasi dan nilai guna keuangan/ekonomi.
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain dapat ‘menyampaikan’ informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan dan dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah serta sebagai alat pertanggungjawaban manajemen dan transparansi birokrasi.
Kalau melihat kenyataannya, apa sih arsip itu? bukankah arsip itu hanya limbah dari suatu ‘kenikmatan’ semata? Misalkan sehelai kwitansi atau faktur dapat disebut arsip, maka kwitansi itu (jika) asalnya dari hasil belanja anda di sebuah restoran untuk menikmati berbagai makanan, maka kegiatan itu bukanlah suatu ‘kenikmatan’. Lebih spesifik lagi jika proses pembangunan suatu daerah itu dilakukan dengan aspek keuangan, maka proses pembelanjaan pembangunan untuk memberikan kenikmatan bagi masyarakatnya melalui berbagai hasil proses pembangunan, maka bukankah fungsi pembangunan itu memberikan suatu kenikmatan? Maka lebih nyata lagi bahwa dana 1 milyard untuk melaksanakan satu kegiatan pembangunan wilayah bisa diwakilkan pada sebuah dokumen proyek yang hanya sebesar buku yang berisikan 100 halaman. Ingat juga sebuah cek yang hanya satu lembar bisa mencairkan dana sabanyak apapun yaang anda inginkan.
Kasus hilangnya Pulau Sipadan dan Ligitan melatarbelakangi dari fokus perlindungan dan penyelamatan arsip terkait kewilayahan, kepulauan dan perbatasan. Dalam pengadilan internasional, Indonesia dikalahkan dengan dokumen yang diajukan Malaysia. Dokumen tersebut berisikan survey satwa liar di Pulau Sipadan dan Ligitan berbahasa inggris. Praktis, hakim menafsirkan kebenaran Malaysia sebagai daerah jajahan Inggris menjadi pemenang dalam kasus tersebut. Kelemahannya adalah terletak pada kearsipan nasional yang tidak menyimpan bukti-bukti dokumen yag kuat  untuk mendasari klaim Indonesia terhadap batas wilayah. Batapa ironisnya sebuah negeri yang benar-benar belum ada rasa konsekwensi terhadap aturan hukum dan ancaman terhadap orang-orang yang telah dianggap telah turut bertanggung jawab atas hilangnya dokumen atau arsip penting.
Mengapa arsip begitu sulit untuk menjadi tertib? Apakah ‘nestapa’ ini akan menghilangkan nilai-nilai sejarah? Perlu diketahui, di tingkat kelurahan maupun desa hampir di seluruh wilayah Indonesia dihadapkan pada administrasi pemerintahan yang belum melakukan pengelolaan arsip yang baik dan benar. Padahal bagi suatu bangsa, arsip adalah indikator suatu kemajuan. Pengelolaan arsip di nagara maju telah berjalan dengan baik dan benar. Di era modern, arsip merupakan bentuk pertanggungjawaban pemerintahan yang telah menjalankan tugasnya. Ini adalah upaya doing the best, budaya unggul, budaya membangun bersama-sama untuk hari esok yang lebih baik.
Manajemen kearsipan (Records Management) adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip terdiri dari tahap penciptaan (creation), tahap penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance) dan tahap penyusutan (disposal). Hubungan arsip dan administrasi merupakan hubungan dua sisi mata uang atau hubungan suatu benda dengan bayangannya. Arsip adalah bagian dari proses administrasi, hanya ada apabila administrasi itu berjalan.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai ‘pusat ingatan’, sebagai ‘sumber informasi’ dan ‘sebagai alat pengawasan’ yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi. Arsip memiliki fungsi dan kegunaan yang signifikan dalam menunjang kegiatan administrasi negara dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Karena signifikansi informasinya, arsip harus dikelola di dalam suatu sistem yang disebut menejemen arsip dinamis, yang merupakan pengelolaan terhadap keseluruhan daur hidup arsip.
“Dunia tanpa arsip akan menjadi dunia tanpa ingatan, tanpa kebudayaan, tanpa hak-hak yang syah, tanpa pengertian akan akar sejarah dan ilmu serta tanpa identitas kolektif.” (Liv Mykland, 1992). Ini menandakan bahwa penyelenggaraan kearsipan menjamin penyelamatan dan pelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, bukti akuntabilitas, memory organisasi, dan pada akhirnya sebagai bukti kolektif suatu bangsa.
“ARSIP ADALAH BINTANG KEJUJURAN ADMINISTRASI.”



0 komentar:

Poskan Komentar

Diberdayakan oleh Blogger.

About Me

Followers

Be a Writer Indonesia

© 2011 dreamyhollic-bookahollic, AllRightsReserved.

Designed by ScreenWritersArena